บทที่ 10
การสร้างรายงานจากโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลและการดูแลฐานข้อมูล
การสร้างรายงานจากโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลและการดูแลฐานข้อมูล
ความรู้พื้นฐาน เกี่ยวกับฐานข้อมลู
และหลักการออกแบบฐานข้อมล
หัวข้อเรื่องและงาน
ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับข้อมูล ฐานข้อมูล
ระบบฐานข้อมูลในAccess 2007 ส่วนประกอบ ของฐานข้อมูล Access 2007
และหลักการออกแบบฐานข้อมูลที่ดี
สาระสำคัญ
ข้อมูล หมายถึง
ข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ ทั่วไป
ฐานข้อมูล หมายถึง
แหล่งเก็บรวบรวมข้อมูลกลุ่มหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหรือจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง
มีโครงการและการจัดการอย่างเป็นระบบ
ระบบฐานข้อมูล หมายถึง ส่วนประกอบต่าง ๆ
ที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานฐานข้อมูล ส่วนประกอบของฐานข้อมูล Access 2007
ได้แก่ ตาราง ฟอร์ม รายงาน แบบสอบถาม แมโคร และโมดูล
มีหลักการออกแบบฐานข้อมูลที่ดี มีกระบวนการ คือ กำหนดวัตถุประสงค์ของ ฐานข้อมูล
ค้นหาและจัดระเบียบข้อมูลที่ต้องการ แบ่งข้อมูลลงในตารางต่างๆ เปลี่ยนรายการของ
ข้อมูลให้เป็นคอลัมน์ต่างๆ ระบุคีย์แต่ละตารางกำหนดความสัมพันธ์ของตาราง
การปรับการ ออกแบบให้ดียิ่งขึ้น และการใช้กฎ Normalization
จุดประสงค์การสอน
เพื่อให้มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับความหมายของข้อมูล
ฐานข้อมูล และระบบฐานข้อมูล
จุดประสงค์ทั่วไป
เพื่อให้มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูลและส่วนประกอบของฐานข้อมูลใน
Access 2007
เพื่อให้มีความรู้ความเข้าใจ
และมีทักษะในการหลักการออกแบบฐานข้อมูลที่ดี
จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม
สามารถอธิบายความหมายของข้อมูล ฐานข้อมูล
และระบบฐานข้อมูลได้
สามารถอธิบายและจำแนกระบบฐานข้อมูลและส่วนประกอบของฐานข้อมูลในAccess
2007 ได้
สามารถออกแบบฐานข้อมูลที่ดีได้
เนื้อหา
ข้อมูลและฐานข้อมูล
ข้อมูล
(Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่างๆ
ทั่วไป เช่น ราคาสินค้า คะแนนของนักเรียนแต่ละคน ซึ่งปกติถือว่าเป็น ข้อมูลดิบ (Raw
Data) ที่ยังไม่ได้ผ่านการประมวลผล
ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้วเรียกว่า สารสนเทศ (Information) เช่น
เมื่อนำคะแนนของนักเรียนทั้งหมดมาประมวลผลก็จะได้คะแนนสูงสุด
คะแนนต่ำสุดของนักเรียนทั้งหมด
ข้อมูลที่นำมาจัดเก็บในฐานข้อมูลอาจอยู่ในรูปของตัวเลข ตัวอักษร ข้อความ รูปภาพ
เสียง หรือภาพและเสียง
ฐานข้อมูล (Database) หมายถึง
แหล่งเก็บรวบรวมข้อมูลกลุ่มหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหรือจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง
มีโครงการและการจัดการอย่างเป็นระบบ ข้อมูลที่บันทึกเก็บไว้สามารถปรับปรุงแก้ไข
สืบค้น และนำมาใช้ในการจัดการสารสนเทศได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
ฐานข้อมูลในที่นี้
หมายถึงฐานข้อมูลที่ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ ส่วนอุปกรณ์ที่เก็บข้อมูลก็คือจานแม่เหล็กหรือฮาร์ดดิสก็นั่นเอง
ตัวอย่างฐานข้อมูลที่ใช้กันทั่วไป ได้แก่ ฐานข้อมูลบุคลากร ฐานข้อมูลนักศึกษา
ฐานข้อมูลสินค้า ฯลฯ
ปกติฐานข้อมูลจะถูกจัดเก็บไว้ที่สวนกลางของหน่วยงานหรือองค์กร
เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเรียกใช้ข้อมูลรวมกันได้ โดยอาจใช้ข้อมูลได้บางส่วนหรือทั้งหมดขึ้นอยู่กับการกำหนดสิทธิในการใช้งาน
ฐานข้อมูลอาจเก็บข้อมูลไว้ในแฟ้มเดียวกันหรือแยกเก็บหลายๆ
แฟ้มที่มีความสัมพันธ์กัน
โดยแต่ละแฟ้มเรียกว่า ตาราง
โครงสร้างของตารางประกอบด้วย
1. ชื่อตารางหรือชื่อฐานข้อมูล (Database
Name)
2. เขตข้อมูลในแนวตั้ง (Column) หรือฟิลด์
(Field) หลายฟิลด์
3. รายการข้อมูลหรือระเบียน (Record) หลายรายการในแนวนอน
(Row)
ตัวอย่าง ตารางฐานข้อมูลชื่อ ข้อมูลนักศึกษา
มีฟิลด์ต่าง ๆ ที่ไม่ซ้ำกัน เช่น รหัสนักศึกษา (StudentID) ชื่อ
นามสกุล ที่อยู่ เมือง จังหวัด ฯลฯ
ซึ่งข้อมูลของนักศึกษาแต่ละคนจัดเก็บในระเบียนที่ไม่ซ้ำกันตามฟิลด์ต่าง ๆ
ศัพท์สำคัญเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูลและการออกแบบระบบฐานข้อมูล
คือ
เอนทิตี้ (Entity) เป็นคำที่อ้างอิงถึงบุคคล
สถานที่ และสิ่งของต่างๆ เช่น สินค้าหรือวิชาใบสั่งซื้อหรือบัตรลงทะเบียนและลูกค้าหรือนักศึกษา
เป็นต้น
ถ้าเราสนใจในการสร้างระบบฐานข้อมูลการสั่งซื้อสินค้าเอนทิตี้ของระบบนี้จะประกอบด้วย
เอนทิตี้ลูกค้า ใบสั่งซื้อสิ้นค้า กับสิ้นค้า ดังรูป
แอตทริบิวต์
(Attribute) เป็นข้อมูลที่แสดงลักษณะของเอนทิตี้ เช่น
แอตทิบิวต์ของเอนทิตี้ลูกค้าหรือนักศึกษา จะมีชื่อ ที่อยู่ และรหัสไปรษณีย์
ส่วนแอตทริบิวต์ของเอนทิตี้ ใบสังซื้อสินค้า จะมีรหัสใบสังซื้อ วันที่สังซื้อ
ชื่อสินค้า จำนวนสินค้าที่สั่ง และราคาสินค้า เป็นต้น ซึ่งเราสามารถแสดงเอนทิตี้
รวมทั้งแอตทิบิวต์ได้
ความสัมพันธ์ (Relationships) หมายถึง
ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ต่างๆ ใน ระบบ เช่น ในระบบการสั่งซื้อสิ้นค้า
จะประกอบด้วยเอนทิตี้ใบสั่งซื้อสินค้า
และเอนทิตี้ลูกค้าซึ่งมีความสัมพันธ์จากลูกค้าไปยังใบสั่งซื้อสินค้าเป็นแบบหนึ่งต่อกลุ่ม
(One – to – Many) เป็นต้น
ในระบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์นั้น
เราจะต้องกำหนดชนิดของคีย์ต่างๆ เพื่อเป็น
แอตทริบิวต์พิเศษที่ทำหน้าที่บางอย่าง เช่น เป็นตัวแทนของตาราง ฯลฯ
ซึ่งมีชนิดคีย์ ดังนี้
Primary Key (คีย์หลัก)
จะเป็นฟิลด์ที่มีค่าไม่ซ้ำกันเลยในแต่ละเรคอร์ดในตารางนั้น เราสามารถใช้ฟิลด์ที่เป็น
Primary Key นี้เป็นตัวแทนของตารางนั้นได้ทันที
Candidate Key (คีย์คู่แข่ง )
เป็นฟิลด์หนึ่งหรือหลายฟิลด์ที่พอเอามารวมกันแล้วมีคุณสมบัติเป็น Primary
Key (ไม่ซ้ำ) และไม่ได้ถูกใช้เป็นคีย์หลัก เช่น
รหัสจังหวัดเป็นคีย์หลักสวนชื่อจังหวัดก็ไม่ซ้ำเช่นกัน
แต่ไม่ได้เป็นคีย์หลักจึงเป็นคีย์คู่แข่งแทน
Composite Key บางตารางหาฟิลด์ไม่ซ้ำไม่ได้เลยจึงต้องใช้หลายๆ
ฟิลด์มารวมกันเป็น Primary Key ฟิลด์ที่ใช้รวมกันนี้เราเรียกว่า Composite
Key
Foreign Key เป็นฟิลด์ใดๆ ในตารางหนึ่ง (ฝัง Many)
ที่มีความสัมพันธ์กับฟิลด์ ที่เป็น Primary Key ในอีกตารางหนึ่ง
(ฝัง One) โดยที่ตารางทั้งสองมีความสัมพันธ์แบบ One
– to – Many ต่อกัน
ฐานข้อมูลมีหลายแบบแต่ที่นิยมใช้กันมากที่สุดในปัจจุบัน
คือ
ฐานข้อมูลแบบสัมพันธ์(Relational
Database) ซึ่งมีโครงสร้างเป็นตารางหลายตารางที่มีความสัมพันธ์กันโดยใช้ฟิลด์ที่
เหมือนกัน เช่น รหัสนักศึกษา (StudentID)
กษณะของฐานข้อมูลแบบสัมพันธ์
1.
ค่าของข้อมูลต้องเป็นค่าที่ไม่สามารถแบ่งแยกออกไปได้อีก เช่น ชื่อ
2.
ค่าในแนวตั้ง (Column) หรอฟิลด์ต้องเป็นแบบเดียวกัน เช่น
ถ้าเป็นฟิลดสำหรับเก็บชื่อก็ต้องเป็นชื่อจริงทั้งหมด ไม่มีชื่อเล่นมาเก็บด้วย
3.
ลำดับของฟิลด์ไม่จำเป็นต้องเรียงกัน เช่น อาจใช้ ฟิลด์นามสกุลก่อนฟิลด์ชื่อก็ได้
4.
ชื่อฟิลด์ในตารางเดียวกันจะต้องไม่ซ้ำกัน
5.
ต้องกำหนดฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่งเป็นดัชนี (Index)หรอเรียกว่า
กุญแจหลัก (Primary Key)
6.
ข้อมูลในแต่ละแถวหรอระเบียนต้องไม่ซ้ำกันกับแถวอื่น
7.
ไม่จำเป็นต้องเรียงลำดับของข้อมูลแต่ละแถวหรอระเบียบ
ระบบฐานข้อมลู (Database System)
ระบบฐานข้อมูล (Database System) หมายถึง
ส่วนประกอบต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานฐานข้อมูล อาจแบ่งเป็นฮาร์ดแวร์ (Hardware)
ซอฟต์แวร์ (Software) และบุคลากร (Personnel) เหมือนระบบคอมพิวเตอร์
ดังนี้
ฮาร์ดแวร์ (Hardware) หมายถึง
เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ประกอบ เช่น ฮาร์ดดิสก์ ที่ใช้กับฐานข้อมูล
อุปกรณ์นำเข้าข้อมูลแบบต่างๆและโปรแกรมใช้งาน
ซอฟต์แวร์ (Software) หมายถึง
โปรแกรมใช้งานและระบบการจัดการฐานข้อมูล
บุคลากร (Personnel) หมายถึง
บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับระบบหรือผู้ใช้งานฐานข้อมูล
เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายขึ้นอาจดูผังลักษณะการใช้งานระบบฐานข้อมูล
ดังนี้
ผู้ใช้งานฐานข้อมูล
หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับฐานข้อมูลแบ่งได้เป็น
ผู้ใช้
(User) หมายถึง ผู้ที่ต้องการใช้ฐานข้อมูลทั่วไป
การใช้งานอาจทำได้โดยผ่านโปรแกรมใช้งานหรือผ่านระบบการจัดการฐานข้อมูลถ้ามีความรู้เกี่ยวกับระบบเพียงพอ
ผู้เขียนโปรแกรมใช้งาน (Application
Programmer) หมายถึง ผู้ที่สร้างฐานข้อมูล
และพัฒนาโปรแกรมใช้งานสำหรับให้ผู้ใช้สามารถใช้งานฐานข้อมูลได้ง่าย
และให้ผู้บริหาร ฐานข้อมูลสามารถจัดการฐานข้อมูลได้สะดวกขึ้น
ผู้บริหารฐานข้อมูล (Database
Administrator) หมายถึง ผู้ที่ออกแบบฐานข้อมูล
ดูแลรักษาและจัดการฐานข้อมูลให้ปลอดภัย ทันสมัย และถูกต้องอยู่เสมอ
โปรแกรมใช้งานฐานข้อมูล
อาจทำขึ้นโดยใช้ภาษาคอมพิวเตอร์ภาษาใดภาษาหนึ่ง เช่น วิชวลเบสิก (Visual
Basic) หรือใช้ภาษาสำหรับฐานข้อมูล คือ SQL
(Structured Query Language) หรือใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูล (DBMS:
Database Management System) โดยตรงก็ได้ลการใช้งานระบบฐานข้อมูล
อาจเป็นแบบใช้งานคนเดียว (Single User) หรือระบบใช้งาน หลายคน (Multi –
User) ที่เชื่อมต่อกันเป็นเครือข่าย (Network)
ภายในหน่วยงานที่เรียกว่า อินทราเน็ต (Intranet) หรือใช้งานผ่านระบบอินเทอร์เน็ตที่กำลังเป็นที่นิยมกันในปัจจุบัน
ระบบการจัดการฐานข้อมูล หมายถึง
ชุดโปรแกรมที่ใช้ในการจัดการฐานข้อมูล เช่น การสร้างฐานข้อมูล การบัทึกข้อมูล
การปรับปรุงแก้ไขข้อมูล การสืบค้นข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูล การจัดทำรายงาน
และอื่น ๆ
ตัวอย่างของโปรแกรมที่ใช้จัดการฐานข้อมูล
ได้แก่ Microsoft Access, Microsoft SQL Server, MySQL, Oracle เป็นต้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น