บทที่ 9
การประยุกต์ใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลด้วยโปรแกรม Microsoft Access
การประยุกต์ใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลด้วยโปรแกรม Microsoft Access
Microsoft Access
เขียนบนมิถุนายน 5, 2012
Microsoft Access คือ โปรแกรมเพื่อพัฒนาระบบฐานข้อมูล
มีตารางเก็บข้อมูลและสร้างแบบสอบถามได้ง่าย
มีวัตถุคอนโทลให้เรียกใช้ในรายงานและฟอร์ม สร้างมาโครและโมดูลด้วยภาษาเบสิก
เพื่อประมวลผลตามหลักภาษาโครงสร้าง
สามารถใช้โปรแกรมนี้เป็นเพียงระบบฐานข้อมูลให้โปรแกรมจากภายนอกเรียกใช้ก็ได้
ไมโครซอฟท์แอคเซส (Microsoft Access) ต่างกับ
วิชวลเบสิก (Visual Basic) หรือ
วิชวลเบสิกดอทเน็ต (Visual Basic .Net) เพราะ
วิชวลเบสิกไม่มีส่วนเก็บข้อมูลในตนเอง แต่สามารถพัฒนาโปรแกรมได้หลากหลาย เช่น
พัฒนาโปรแกรมควบคุมอุปกรณ์ โปรแกรมประยุกต์ทางวิทยาศาสตร์ เกมส์
หรือเชื่อมต่อกับระบบฐานข้อมูลภายนอก เป็นภาษาที่เหมาะกับการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์
(Application) ส่วนไมโครซอฟท์แอคเซสเหมาะสำหรับนักพัฒนาระบบฐานข้อมูลที่ไม่ต้องการโปรแกรมที่ซับซ้อน
ความสามารถของโปรแกรมที่สำคัญคือสร้างตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม
หรือรายงานในแฟ้มเดียวกันได้ ด้วยคุณสมบัติพื้นฐานและวิซซาร์ดจึงอำนวยให้พัฒนาโปรแกรมให้แล้วเสร็จได้ในเวลาอันสั้น
มีเครื่องมือที่อำนวยความสะดวกในการพัฒนาระบบฐานข้อมูลอย่างครบถ้วน
ส่วนประกอบของ Microsoft Access 2010
เมื่อเราเปิดโปรแกรม Access
ขึ้นมา
ก็จะพบเครื่องไม้เครื่องมือสำหรับการสร้างและจัดการฐานข้อมูล ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้
แท็บ File มีลักษณะเหมือนกับเมนู File
ที่พบในโปรแกรมอื่นทั่วๆ ไป
เช่น File > Open, File
> Save, File > Close ซึ่งใช้เพื่อเปิดไฟล์ บันทึกไฟล์
หรือปิดไฟล์
รวมทั้งการปรับแต่งตัวเลือกในโปรแกรม
· Quick Access
Toolbar เก็บปุ่มคำสั่งที่ใช้งาบ่อยๆ
โดยเราสามารถเพิ่มหรือลบปุ่มคำสั่งตามความเหมาะสม
· Ribbon เป็นรูปแบบของการเก็บคำสั่งและปุ่มที่ใช้ใน
Access โดยแบ่งเป็นแท็บ
โดยแต่ละแท็บยังแบ่งคำสั่งเอาไว้ให้เป็นกลุ่มย่อย เพื่อสะดวกต่อการใช้งาน
· Navigation Pane จะแสดงชื่อฐานข้อมูล และแสดงส่วนประกอบต่างๆ ของ Access เช่น
ตาราง คิวรี ฟอร์ม
รายงาน ฯลฯ
· Tabbed Documents
ในกรณีที่เราเปิดตาราง ฟอร์ม
คิวรี รายงาน รวมถึง
Object อื่นๆ เราจะพบเห็นแสดง Object
ที่ถูกเปิดอยู่ทั้งหมด
เมื่อเราคลิกที่แท็บจะเป็นการสลับไปทำงานในส่วนนั้นๆ ทันที
Status bar จะแสดงข้อมูลบางอย่าง และปุ่มสำสลับมุมมอง
แท็บ File
แท็บ File
มีลักษณะเหมือนเมนู File ที่พบในโปรแกรมอื่นทั่วๆ ไป
เช่น File > Open, File
> Save หรือ File > Close ซึ่งใช้เพื่อไฟล์ บันทึกไฟล์
หรือปิดไฟล์ตามลำดับ
Save Database As ใช้สำหรับบันทึกแบบสร้างสำเนาใหม่ขึ้นมาอีกหนึ่งไฟล์ และสามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์
หรือเปลี่ยนที่บันทึกไปเก็บยังโฟลเดอร์อื่นๆ ได้
โดยรายชื่อไฟล์ที่เพิ่งเปิดใช้งานล่าสุดจะปรากฏแท็บ File
นี้ด้วย
• Info แสดงข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์ฐานข้อมูล และเครื่องไม้เครื่องมือที่เกี่ยวข้อง
ซึ่งในส่วนนี้จะเปลี่ยนไปตามฐานข้อมูลที่กำลังเปิดใช้งานอยู่ในขณะนั้นๆ
• Recent แสดงรายชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่เป็นใช้งานล่าสุด ซึ่งกำหนดว่าจะให้แสดงกี่รายการ โดยกำหนดตัวเลขด้านล่าง
• New สร้างฐานข้อมูลใหม่ ซึ่งมีทั้งการสร้างฐานข้อมูลเปล่า รวมถึงสร้างตาม Template ที่โปรแกรมได้เตรียมไว้ให้
• Print สำหรับพิมพ์ โดยจากที่นี้สามารถดูผลลัพธ์ก่อนพิมพ์จาก Print
Proview ได้ด้วย
• Save & Publish ใช้แปลงฐานข้อมูลสำหรับใช้กับ Access
เวอร์ชันเดิม
เช่น Access 97-2003 หรือ Access 2007
ตลอดจนไฟล์ฐานข้อมูลอื่นๆ
ที่เกี่ยวข้อง เช่น การแชร์ไฟล์กับ Shared
Point, การแบ็คอัพฐานข้อมูล, การ
Sign เพื่อกำหนดสิทธิ์การใช้ฐานข้อมูล และส่วนของ
Publish ยังมีคำสั่งในการบันทึกเป็นเว็บเพจอีกด้วย
• Help ระบบช่วยเหลือของ Access
• Options สำหรับปรับแต่งตัวเลือก หรือกำหนดค่าต่างๆ ให้กับ
Access
แท็บ File เป็นคุณสมบัติใหม่ที่พบใน Microsoft Office
2010
มีลักษณะคล้ายกับเมนู File ของ
Office รุ่นเก่าๆ ที่หลายคนคุ้นเคย
ชุดเครื่องมือของโปรแกรม Access
2010
คำสั่งและปุ่มต่างๆ จะถูกเก็บอยู่ในริบบอน (Ribbon) ซึ่งภายในริบบอนจะถูกแบ่งออกเป็นแท็บย่อยๆ ดังนี้
• แท็บ Home เป็นแท็บรวบรวมชุดเครื่องมือพื้นฐานที่ผู้ใช้ส่วนมากต้องมีใช้บ่อยๆ เป็นประจำ
อย่างเช่น การเปลี่ยนมุมมอง การตัดและแปะข้อมูล การเปลี่ยนรูปแบบตัวอักษร การเพิ่มลบข้อมูลในตาราง การกรองข้อมูล
และการค้นหาข้อมูล ในการเปิดโปรแกรม Access
ทุกครั้งก็จะพบแท็บ Home
เป็นแท็บแรกเสมอ
• แท็บ Create เป็นแท็บที่ใช้สำหรับออบเจ็กต์ หรือองค์ประกอบต่างๆ ลงไปในฐานข้อมูล อันได้แก่
ตาราง ฟอร์ม รายงาน
และคิวรี รวมถึง Macro
• แท็บ External Data เป็นแท็บที่มีคำสั่งเกี่ยวกับการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับภายนอก เช่น
ข้อมูลจากไฟล์อื่นของ Access หรือจากไฟล์ Excel
มาใช้
การบันทึกข้อมูลให้เป็นตาราง Excel หรือบันทึกเป็นเอกสาร Word
เป็นต้น
• แท็บ Database Tools เป็นแท็บที่มีคำสั่งในการจัดการฐานข้อมูล เช่น
การสร้าง Macro และเขียนคำสั่ง การกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างตาราง การวิเคราะห์ข้อมูล การจัดการโยกย้ายฐานข้อมูล และการเข้ารหัสฐานข้อมูล
จากข้างต้นจะพบว่า Access
มีแท็บหลักๆ
อยู่ 4 แท็บ (Main Tab) คือ Home,
Create, External Data และ Database Tools ซึ่งเราจะเห็นแท็บเหล่านี้ตลอดเวลา แต่เมื่อที่ได้คลิกเลือกสิ่งที่สนใจ เช่น
คลิกที่ตาราง ก็จะเกี่ยวข้องกับสิ่งที่เกี่ยวข้องเพิ่มขึ้นมา (เรียกว่า
Tool Tabs) โดยแท็บพิเศษเหล่านี้จะถูกปรับเปลี่ยนไปโดยอัตโนมัติ
ตัวอย่างแรก
หากมีการเปิดตารางขึ้นมา
ก็จะพบ Table Tools ที่ประกอบไปด้วยกลุ่มคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับการสร้างตาราง เช่น
การกำหนดประเภทข้อมูลในตาราง
หรือการปรับแต่งสีสันในตาตาราง
เป็นต้น
ปรับเปลี่ยน
Ribbon
ใน Microsoft Office
2007
คำสั่งต่างๆ
จะถูกรวบรวมจัดเก็บลงในริบบอน
ซึ่งแต่เดิมจะไม่สามารถปรับแต่งแก้ไขริบบอนได้ ต่างจาก
Office 2010
ที่สามารถปรับแต่งหรือสร้างริบบอนได้อย่างอิสระดังแสดง
ในตัวอย่างต่อไปนี้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น