บทที่5
การจัดเอกสารและการนำเอกสารมาใช้งาน
การจัดเรียงลำดับข้อมูลในตารางเอกสาร
เมื่อสร้างเอกสารขึ้นมาตามความต้องการเรียบร้อยแล้ว
ผู้ใช้ต้องการจัดเรียงข้อมูลในเอกสารบางส่วนให้เรียงลำดัความต้องการ เช่น
การจัดเรียงลำดับข้อมูลจากมากไปหาน้อย หรือจากน้อยไปหามาก
ไม่ว่าข้อความที่จะจัดเรียงนั้นจะอยู่ในรูปของตัวเลข ตัวอักษร กลุ่มข้อความ
ข้อความที่เป็นคอลัมน์ หรือข้อความที่อยู่ในรูปแบบของตาราง
ก็สามารถทำการจัดเรียงได้ทั้งสิ้น
การสร้างจดหมายเวียนและซองจดหมาย
การพิมพ์จดหมายเวียน (Mail
Merge) เป็นการพิมพ์จดหมายที่มีข้อความเหมือนกันและส่งถึงผู้รับหลายๆคน
ทำให้การทำงานสะดวกขึ้นและรวดเร็วยิ่งขึ้น เช่น จดหมายการเชิญประชุม
จดหมายแจ้งผลการเรียน จดหมายขออนุญาตผู้ปกครอง นักเรียน นักศึกษา
จดหมายแจ้งการเปลี่ยนแปลงเวลาสอน จดหมายแจ้งประชุมคณะกรรมการ
และแจ้งประชาสัมพันธ์ข่าวสาร เป็นต้น
การพิมพ์จดหมายเวียนจะต้องทำเอกสาร 2
แฟ้ม
- แฟ้มที่ 1
แฟ้มเอกสารหลัก ซึ่งใช้เก็บตัวจดหมาย
- แฟ้มที่ 2 แฟ้มที่เก็บข้อมูลหรือรายละเอียดของผู้รับจดหมาย
การพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์
เมื่อต้องการพิมพ์งานที่สร้างออกมาทางเครื่องพิมพ์
สามารถทำได้ดังนี้
วิธีที่ 1
เลือกจากเมนูคำสั่ง บนแถบเครื่องมือ
คลิกที่เมนูคำสั่ง แฟ้ม
คลิกที่คำสั่ง ตั้งค่าหน้ากระดาษ เพื่อตั่งค่าต่าง ๆ
ที่ต้องการสำหรับพิมพ์ข้อมูล ซึ่งจะปรากฏจอภาพดังนี้
หน้า ใช้จัดลักษณะหน้ากระดาษ
แนวกระดาษ หมายถึง
แนวหรือทิศทางการพิมพ์ของกระดาษ
-
แนวตั้ง การพิมพ์ตามแนวตั้งของกระดาษ
-
แนวนอน การพิมพ์ตามแนวนอนของกระดาษ
อัตราส่วน กำหนดการย่อขยายข้อมูลในการพิมพ์
ขนาดกระดาษ กำหนดขนาดกระดาษที่ใช้งาน
คุณภาพการพิมพ์ กำหนดความเข้มของผลงานที่พิมพ์
เลขหน้าแรก
กำหนดที่หน้าเริ่มต้นให้กับหน้าแรกของเอกสาร คือ เอกสารจริงเป็นหน้าใดก็จะเป็น
เลขหน้านั้น
ขอบกระดาษที่ใช้กำหนดระยะต่าง ๆ บนหน้ากระดาษ
หัวกระดาษ
หมายถึง ข้อความที่ต้องการให้ปรากฏออกมาที่ด้านบนของทุก ๆ หน้า
ท้ายกระดาษ
หมายถึง ข้อความที่ต้องการให้ปรากฏออกมาที่ด้านล่างของทุก ๆ หน้า
2. คลิกที่คำสั่ง พิมพ์
จะปรากฏจอภาพ ดังรูป
เครื่องพิมพ์
จะบอกว่าเครื่องพิมพ์ที่ใช้อยู่นี้เป็นรุ่นอะไร
พิมพ์- แถบสี พิมพ์เฉพาะพื้นที่ที่แรเงาใน Worksheet
- ชีทที่เลือก พิมพ์ Worksheet ที่กำลังใช้งานอยู่และพิมพ์เอกสารทั้งหมด
- ทั้งสมุดงาน กำหนดให้พิมพ์ Worksheet ทุก
Worksheet ที่มีอยู่ออกมาทั้งหมด
ช่วงหน้าที่พิมพ์
ทั้งหมด พิมพ์ทุกหน้า
หน้า พิมพ์โดยระบุหน้าที่ต้องการพิมพ์
จำนวนชุด
กำหนดลักษณะการพิมพ์ของจำนวนชุดที่มากกว่า 1 ชุด
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น