บทที่8
การพิมพ์ขัอมูลจากโปรแกรมคำนวณและการประยุกต์ใช้นำเสนอ
การประยุกต์ใช้งานโปรแกรม
ปัจจุบันมีการใช้คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ประยุกต์ทำงานได้หลายอย่าง
ผู้ใช้ควรเรียนรู้ว่าใครควร จะใช้โปรแกรมใด ใช้ทำอะไร และใช้อย่างไร ตัวอย่างเช่น
นักวิเคราะห์ใช้โปรแกรมตารางทำงานการคำนวณยอดขาย นักออกแบบกราฟิกใช้โปรแกรม Adobe
Photoshop ตกแต่งภาพ
เลขานุการใช้โปรแกรม ประมวลผลคำพิมพ์จดหมาย
และใช้อีเมล์ในการติดต่อสื่อสารผ่านทางเครือข่ายอินเทอร์เน็ต
ซอฟต์แวร์ประยุกต์เป็นโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นเพื่อให้คอมพิวเตอร์ทำงานด้านต่าง
ๆ ตามความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งถ้าโปรแกรมพัฒนาขึ้นเพื่อความต้องการเฉพาะขององค์การใดองค์การหนึ่ง
จะเรียกซอฟต์แวร์ประเภทนี้ว่า ซอฟต์แวร์เฉพาะงาน (Custom program หรือ
Tailor-made software) ซึ่งข้อดีคือ
โปรแกรมสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพตามความประสงค์ของหน่วยงาน
แต่ข้อเสียคือซอฟต์แวร์ประเภทนี้จะใช้เวลาในการพัฒนานานและค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง
ด้วยเหตุผลดังกล่าว
จึงได้มีการพัฒนาโปรแกรมที่ใช้สำหรับงานทั่ว ๆ ไป (General purpose
software) หรือบางครั้งเรียกว่า โปรแกรมสำเร็จรูป (Package
software) เป็นซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ (Commercial
software) ที่ผู้ใช้สามารถซื้อไปประยุกต์ใช้งานได้ทันที
ประเภทของซอฟต์แวร์ประยุกต์
ซอฟต์แวร์ประยุกต์แบ่งเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ 2 ประเภท คือ
ซอฟต์แวร์ประยุกต์พื้นฐานและซอฟต์แวร์ประยุกต์เฉพาะงาน
หากคุณต้องการใช้คอมพิวเตอร์พิมพ์เอกสาร คำนวณ จัดการหลักฐานข้อมูล และทำงานนำเสนอ
สามารถเลือกใช้ซอฟต์แวร์ประยุกต์พื้นฐาน
สำหรับซอฟต์แวร์ประยุกต์เฉพาะงานเป็นซอฟต์แวร์
สำหรับงานเฉพาะอย่างและสำหรับแต่ละสาขาอาชีพ
ซึ่งจะรวมถึงซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับเว็บด้วย ตัวอย่างเช่น
นักออกแบบกราฟิกใช้โปรแกรม Adobe Photoshop ในการจัดการเกี่ยวกับภาพกราฟิกต่าง
ๆ และบริษัทสายการบินใช้โปรแกรมขายตั๋วเครื่องบินผ่านระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต
มีซอฟต์แวร์ประยุกต์จำนวนมากที่สามารถดาวน์โหลดจากอินเทอร์เน็ตมาใช้ได้ฟรี
โดยจะเรียกซอฟต์แวร์เหล่านี้ว่า ฟรีแวร์ (Freeware) นอกจากนี้ยังมีโปรแกรมประเภทแชร์แวร์
(Shareware) ซึ่งสามารถทดลองใช้ได้ก่อน
ถ้าพอใจจึงจะติดต่อขอซื้อหรือขอรับรหัสการใช้งานแบบเต็มประสิทธิภาพ
โดยทั่วไปซอฟต์แวร์ประยุกต์จะถูกติดตั้งในฮาร์ดดิสก์ของเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลหรือขององค์การแต่ไม่นานมานี้มีซอฟต์แวร์ที่ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องติดตั้งลงในเครื่องของตนเอง
แต่สามารถใช้งานผ่านเว็บได้
การใช้ซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่ทำงานผ่านเว็บกำลังเป็นที่นิยมมากในระบบธุรกิจ
เรียกซอฟต์แวร์ประยุกต์แบบนี้ว่า ซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่ทำงานผ่านเว็บ หรือ
เว็บเบสแอพพลิเคชัน (Web based application)
ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ประยุกต์หรือเอเอสพี
(Application Service Provider : ASP) จะให้บริการแก่ผู้ใช้ในการเข้าถึงซอฟต์แวร์ประยุกต์บนเว็บไซต์นั้น
ๆ โดยผู้ใช้จะต้องติดต่อไปยังเว็บไซต์ของผู้ให้บริการ
คัดลอกซอฟต์แวร์ประยุกต์ไปยังหน่วยความจำของเครื่องคอมพิวเตอร์
และดำเนินการประมวลผล
ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ประยุกต์ส่วนใหญ่จัดเตรียมซอฟต์แวร์ไว้ให้หลากหลายประเภทและเก็บค่าบริการกับผู้ใช้
ซอฟต์แวร์ประยุกต์พื้นฐาน
ซอฟต์แวร์ประยุกต์พื้นฐาน (Basic
application) หรือบางครั้งเรียกว่าซอฟต์แวร์ประยุกต์อเนกประสงค์
(General-purpose application) หรือ ซอฟต์แวร์ช่วยเพิ่มผลผลิต (Productivity
application) เป็นซอฟต์แวร์ที่นิยมใช้งานกันอย่างแพร่หลาย
ได้แก่ โปรแกรมประมวลคำ โปรแกรมตารางทำงาน
โปรแกรม นำเสนอ และโปรแกรมจัดการฐานข้อมูล
รูปแบบการนำเสนอข้อมูลโดยใช้คอมพิวเตอร์
ปัจจุบันที่นิยมใช้กันมี 2 รูปแบบ คือ
1.
การนำเสนอแบบ Web page
เป็นรูปแบบการนำเสนอที่ใช้บนอินเทอร์เน็ต
การนำเสนอแบบนี้สามารถสร้างการเชื่อมโยงที่สลับซับซ้อนระหว่างส่วนต่าง ๆ ตลอดจน
สามารถสร้างการเชื่อมโยงเอกสารที่ต่างรูปแบบกันได้แต่ต้องใช้เวลาในการจัดทำ
มากกว่า รูปแบบอื่นและผู้จัดทำต้องมีความรู้ความชำนาญในโปรแกรมที่ใช้สร้างเว็บเพจ
2.
การนำเสนอแบบ Slide Presentation
เป็นการนำเสนอโดยใช้โปรแกรมนำเสนอ ซึ่งเป็นโปรแกรม
ที่ใช้ง่ายมากมีรูปแบบการนำเสนอให้เลือกใช้หลายแบบ สามารถเรียกใช้ตาราง แผนภูมิ
หรือรูปภาพประกอบ และตกแต่งด้วยสีสัน ทั้งสีพื้น สีของตัวอักษร รูปแบบฟอนต์
ของตัวอักษรได้ง่ายและสะดวก ในปัจจุบันสื่อนำเสนอรูปแบบ Slide Presentationหรือ
สไลด์ดิจิทัล มักจะสร้างด้วยโปรแกรมในกลุ่ม Presentation เช่น
Microsoft PowerPoint, OfficeTLE Impress เทคนิคการออกแบบสื่อนำเสนอ
สื่อนำเสนอที่ดี ความมีความโดดเด่น น่าสนใจ จะเน้นความคิด “ หนึ่งสไลด์ต่อ
หนึ่งความคิด ” มีการสรุปประเด็น หรือสาระสำคัญโดยมีแนวทาง 3
ประการในการออกแบบ ได้แกj
1)
สื่อความหมายได้รวดเร็ว สื่อนำเสนอที่ดีต้องสามารถสื่อความหมายให้ผู้ฟัง ผู้ชมได้อย่างรวดเร็ว
การออกแบบ สื่อนำเสนอในประเด็นนี้ผู้ออกแบบจะต้องทราบกลุ่มเป้าหมาย
เนื้อหาสาระที่ต้องการนำเสนอ สถานที่
และเวลาที่ต้องการนำเสนอเพื่อประกอบการออกแบบสื่อ เช่น กลุ่มเป้าหมายขนาดเล็ก
สื่อควรมีให้ความสำคัญกับผู้ฟังมากกว่าเนื้อหา สามารถนำเทคนิค หรือ Effect ต่าง
ๆ ของโปรแกรมสร้างสื่อมาใช้ได้อย่างเต็มที่ กลุ่มเป้าหมายที่มีลักษณะโต้ตอบ
เช่นการนำเสนอทางวิชาการ การบรรยาย หรือฝึกอบรม สื่อนำเสนอควรให้
ความสำคัญกับเนื้อหารวมทั้งยังสามารถนำเทคนิค หรือ Effect ต่าง
ๆ ของโปรแกรมสร้างสื่อ มาใช้ได้อย่างเต็มที่เช่นกัน กลุ่มเป้าหมายเฉพาะกิจ
เช่นผู้บริหาร นักวิชาการ สื่อนำเสนอจะต้องให้ความสำคัญกับเนื้อหาและตัว
ผู้นำเสนอเป็นสำคัญเนื้อหาควรมุ่งเฉพาะเป้าหมายของการนำเสนอ ไม่เน้น Effect
มากนัก กลุ่มเป้าหมายขนาดใหญ่
การนำเสนอมักใช้ความสำคัญกับผู้บรรยายมากกว่าเนื้อหาที่นำเสนอ ดังนั้น
สื่อนำเสนอไม่ควรเน้นที่ Effect แต่ควรให้ความสำคัญกับขนาดตัวอักษร
สีตัวอักษร และลักษณะของสีพื้นสไลด์
2)
เนื้อหาเป็นลำดับ สื่อนำเสนอที่ดีควรมีการจัดลำดับเนื้อหาเป็นลำดับ มีระเบียบ
ดูง่าย ไม่สับสนสิ่งที่ จะช่วยให้การออกแบบสื่อนำเสนอที่ต้องการจัดลำดับเนื้อหาให้เป็นระเบียบ
และดูง่าย คือ
2.1) รูป แบบเนื้อหา สื่อนำเสนอแต่ละสไลด์
ควรหลีกเลี่ยงการนำเสนอแบบย่อหน้า หากไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ควรใช้
เทคนิคการเน้นแนวคิดหลัก( Main Idea) ในแต่ละย่อหน้าด้วยสีที่โดดเด่น เช่น
พื้นหลังสีขาว ตัวอักษรสีดำ ควรเน้นแนวคิดหลัก ( Main Idea)ด้วยสีแดงเป็นต้น
แต่ละสไลด์เนื้อหาไม่ควรเกิน 6 – 8 บรรทัด
ควรสรุปเนื้อหาให้เป็นหัวเรื่อง (Title) และหัวข้อ(Topic) หรือแนวคิดหลัก
(Main Idea)
2.2) แบบอักษร การควบคุมการแสดงข้อความในแต่ละสไลด์ ควรให้ความสำคัญ กับขนาดตัวอักษร
ดังนี้
-
หัวข้อใหญ่กำหนดขนาดตัวอักษรใหญ่กว่าหัวข้อย่อย
- เลือกใช้แบบอักษรที่เหมาะสม
- เปลี่ยนลักษณะของตัวอักษรนั้น
ใช้ตัวหนาในข้อความที่ต้องการเน้น
- ใช้ช่องว่างในการจัดกลุ่มของเนื้อหา
- ข้อความที่ต้องการให้อ่านก่อน
ควรจัดไว้ที่ตำแหน่งมุมซ้ายบนของหน้า
- พิมพ์ตัวอักษรลงกรอบที่วางแบบไว้แล้ว
- ขึ้นหัวข้อก่อนแล้วจึงอธิบายอย่างละเอียด
- ใช้สีที่แตกต่างกัน หรือตัวอักษรสีสลับกัน
3)
สื่อนำเสนอต้องสะดุดตาและน่าสนใจ สื่อนำเสนอที่ดีนั้นจะต้องมีจุดเด่นน่าสนใจ
สามารถดึงดูดสายตาของผู้ดู ผู้ฟังได้
ซึ่งจุดเด่นนี้ได้มาจากขนาดของตัวอักษรที่ใหญ่ หรือจากการใช้สีที่แตกต่างออกไป
รวมถึง การเลือกใช้ภาพ การใช้สี และการใช้ Effect ควบคุมการนำเสนอ
ที่เหมาะสมประกอบ การนำเสนอ
3.1) การใช้ภาพ เนื่องจากภาพจะช่วยให้ผู้ชม ผู้ฟัง
สามารถจดจำได้นานกว่าตัวอักษร ดังนั้น
การแปลงเนื้อหาให้เป็นรูปภาพหรือผังภาพก็เป็นเทคนิคหนึ่งที่สามารถสร้างความ
น่าสนใจ ให้กับสื่อที่นำเสนอการเลือกใช้ภาพก็ควรเลือกใช้ภาพที่มีลักษณะที่เหมาะสม
กันและกัน คือถ้าในสไลด์นั้นเลือกใช้ ภาพถ่ายก็ควรใช้ภาพถ่ายกับภาพทุกภาพในสไลด์
แต่ถ้าเลือกใช้ภาพวาด ก็ควรเลือก
ภาพวาดทั้งสไลด์เช่นกันดังนั้นจึงไม่ควรใช้ภาพวาดผสมกับภาพถ่าย
ใส่เทคนิคที่น่าสนใจให้กับภาพเพื่อสร้างจุดเด่น การเอียงภาพ การเว้นช่องว่างรอบภาพ
การ เปลี่ยนสีภาพให้แตกต่างจากปกติ
ควรระวังการเลือกใช้ภาพเป็นพื้นหลังสไลด์ เพราะอาจจะทำให้ผู้ชมสนใจ
พื้นสไลด์มากกว่าเนื้อหาที่ต้องการนำเสนอ
หรืออาจทำให้ผู้ชมไม่สนใจมองสไลด์เลยก็ได้ เนื่องจากภาพทำให้ตัวอักษรไม่โดดเด่น
ไม่น่ามอง หรืออ่านยาก
3.2) การใช้สี การเลือกใช้สี ควรเลือกใช้สีที่ตัดกันระหว่างสีตัวอักษร
สีวัตถุ และสีพื้น เช่น เลือกใช้พื้นสไลด์เป็นสีขาวหรือสีอ่อน ๆ
สีตัวอักษรก็ควรจะเป็นสีดำ สีน้ำเงินเข็มหรือสีแดงเลือดหมู
กรณีเลือกใช้พื้นสไลด์เป็นสีเข็ม ควรเลือกใช้สีตัวอักษรที่มองเห็นได้ชัด
ในระยะไกลเช่น สีขาว สีฟ้าอ่อน ควรหลีกเลี่ยงการใช้สีในโทนร้อน เช่น สีแดงสด
สีเหลือกสด สีเขียวสด สีวัตถุ สีแท่งกราฟหรือสีของตาราง
ก็ควรเลือกให้เหมาะสมกับสีตัวอักษร และสีพื้นด้วย การเลือกใช้สีใด ๆ
ก็ควรเป็นสีในชุดเดียวกันสำหรับสไลด์ทั้งหมด ไม่ควรใช้หนึ่งสี หนึ่งไลด์
3.3) การใช้ Effect ควบคุมการนำเสนอ ไม่ควรใส่ Effect
มากเกินไป เพราะจะส่งผลให้ผู้ชม ผู้ฟัง สนใจ Effect มากกว่าเนื้อหาที่นำเสนอ
หรืออาจไม่สนใจการนำเสนอเลยก็ได้ และ Effect ที่มากนี้จะเป็น
การรบกวนการจดจำ การอ่าน หรือการชมอย่างรุนแรง เลือกใช้ Effect ไม่ควรเกิน
3 แบบ ในแต่ละสไลด์ควรเลือกใช้ Effectแสดงข้อความที่เลื่อนจากขอบ
ซ้ายมาขอบขวา ของจอ เนื่องจากธรรมชาติการอ่านของคนไทยจะอ่านข้อความจากกรอบบนลงมา
และอ่านจากด้านซ้ายไปด้านขวา
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น