การจัดแบบประเภทของข้อมูล
Microsoft Excel มีเครื่องมือที่สนับสนุนการกําหนดรูปแบบเซลล์และข้อมูลให้ตรงกับความต้องการของงานแต่ละงานได้เป็นอย่างดีการกําหนดรูปแบบของเซลล์และข้อมูลที่ดีนั้นจะทําให้เอกสารที่ได้มีความถูกต้อง
สวยงาม ง่ายต่อการใช้งาน
ส่วนใหญ่แล้วเครื่องมือต่างๆ ใน Microsoft Excel2007
นั้นมีการทํางานเหมือนกับเวอร์ชั่นก่อนหน้านี้เพียงแต่ถูกนํามาจัดวางในส่วนติดต่อกับผู้ใช้ใหม่เพื่อให้สามารถเข้าถึงเครื่องมือต่างๆ
ได้สะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
โดยได้รวบรวมเครื่องมือที่สําคัญในการจัดรูปแบบข้อมูลไว้ที่แท็บ Home ซึ่งแต่ละกลุ่ม
เครื่องมือมี รายละเอียดดังนี้
- Font
: จัดการเกี่ยวกับ แบบ ขนาด ลักษณะ สีพื้นหลังของตัวอักษร และของเซลล์
- Alignment
: จัดการเกี่ยวกับตําแหน่งของตัวอักษร หรือข้อความในเซลล์
- Number
: จัดการเกี่ยวกับการแสดงผลของตัวเลข
- Style
: จัดการรูปแบบเซลลอัตโนมัติรูปแบบตาราง รูปแบบการแสดงผลตามเงื่อนไข
- Cell
: จัดการรูปแบบของเซลล์ใน Worksheet
- Editing
: จัดการข้อมูลใน Worksheet เช่น ใส่สูตรอย่างง่าย กรอง
หรือค้นหาข้อมูล
ประเภทข้อมูลบน Excel
ผลลัพธ์ของมัน สามารถแบ่งออกเป็น 4
ประเภทข้อมูลใหญ่ๆ ด้วยกัน คือ
Number ตัวเลข สามารถเอามาคำนวณทางคณิตศาสตร์ได้
ตัวเลขปกติทั่วไป 10, 2.3, 1/2,
1.234E+03
ตัวที่อาจไม่เหมือนตัวเลข
แต่จริงๆเป็นตัวเลขอย่าง เช่น วันที่และเวลา คือ ตัวเลขที่เปลี่ยน Format ไป
วันที่ เช่น 31 Jan 2013
Excel จะมองวันที่ เป็นจำนวนเต็ม เช่น
เลข 1 คือ วันที่ 1
เดือน 1 ปี คศ. 1900
เลข 2 คือ วันที่ 2
เดือน 1 ปี คศ. 1900
เวลา เช่น 16:30
Excel จะมองเวลา เป็นจุดทศนิยม โดย เที่ยงวันคือ 0.5
เป็นต้น
รายละเอียด อ่านได้ที่
การทำงานเกี่ยวกับวันและเวลา (Date & Time) ใน Excel
ธรรมชาติจะอยู่ ชิดขวาของ Cell โดยอัตโนมัติ
Text ตัวอักษร เอาไว้แสดงผลข้อความ
ไม่ได้เอาไว้มาคำนวณ
ตัวหนังสือจริงๆ เช่น ช้าง, ม้า,
cow, sid110, I love my pen
ตัวหนังสือที่หน้าตาเหมือน Type อื่น
เช่น 123 จริงๆ สามารถเป็นตัวหนังสือก็ได้ ถ้าพิมพ์ว่า ‘123
ธรรมชาติจะอยู่ ชิดซ้ายของ Cell โดยอัตโนมัติ
แปลว่า บางช่องเราอาจเห็นว่าเป็นตัวเลข
แต่จริงๆ เป็น Text ก็ได้ วิธีดูคร่าวๆ คือ หากมันถูกจัดชิดซ้าย
โดยที่เราไม่ได้ไปเป็นคนกำหนดจัดซ้ายเอง มันจะเป็น Text, ถ้าชิดขวาจะเป็นตัวเลข)
เราสามารถกำหนดให้เวลาพิมพ์ข้อมูลลงไป
แล้วบังคับให้ผลลัพธ์เป็น Text ได้ โดย
วิธีที่ 1 : ใส่เครื่องหมาย
‘ นำหน้า เช่น ‘001234
มันจะออกมาเป็น 001234 ที่เป็น Text
วิธีที่ 2 : เปลี่ยน
format ของ Cell เป็น
Text ก่อน แล้วค่อยพิมพ์ข้อมูล
Logic ตรรกะ มีอยู่ 2
อย่างคือ
TRUE เกิิดเมื่อมีการเปรียบเทียบค่าแล้วเป็นจริง
เช่น ใส่สูตรว่า =10>3
FALSE เกิิดเมื่อมีการเปรียบเทียบค่าแล้วเป็นเท็จ
เช่น ใส่สูตรว่า =5<2
ธรรมชาติจะอยู่ กึ่งกลางของ Cell โดยอัตโนมัติ
Error ข้อผิดพลาด
ธรรมชาติจะอยู่ กึ่งกลางของ Cell โดยอัตโนมัติ
ความผิดพลาดมีหลายสาเหตุด้วยกัน
การที่เรารู้ความแตกต่างของมัน จะทำให้เราเข้าใจ
และแก้ไขข้อบกพร่องได้อย่างถูกต้องมากขึ้นครับ
ประเภท ERROR ความหมาย ค่าทดสอบที่แสดงออกมาจากการใช้ฟังก์ชัน
ERROR.TYPE
#NULL!
เกิดจากการใช้ Intersection Operator (ช่องว่าง) แล้วปรากฎว่าการ Intersect
นั้นออกมาเป็น Set ว่าง เช่น =SUM(A10:A20
C10:C20) (ช่วง 2 อันไม่มีช่องซ้ำกันเลย) 1
#DIV/0!
เกิดจากการคำนวณที่มีการหารด้วย 0 2
#VALUE!
เกิดจากการใส่ค่า Input ลงไปในสูตรผิดประเภทข้อมูล
เช่น =IF(“แมว”,1,0)
จะผิด เพราะ ตรง “แมว” จริงๆ
ต้องเป็นตรรกกะ ที่ถูกคือ = IF(A3=”แมว”,1,0) จึงจะไม่
Error 3
#REF!
เกิดจากการที่ไม่สามารถอ้างถึง Cell ได้ ซึ่งอาจเกิดจากการ Delete
Cell, Column หรือ Row ไปจนช่องนั้นหายไป 4
#NAME?
มีการอ้างถึงชื่อ Cell หรือ Function ที่ไม่มีอยู่จริง 5
#NUM!
มีการใส่ค่าตัวเลขที่มากเกินกว่า Excel จะรับไหว หรือ อาจเกิดจากการที่ Excel
ทำการคำนวณ Trial & Error ค่า
(Iterative) แล้วไม่ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ เช่น ตอนใช้สูตร IRR 6
#N/A
เป็น Error ที่เจอบ่อยมาก เช่น หาข้อมูลด้วยการ Lookup
ไม่เจอ, อาจเกิดจากใส่ Input ลงสูตรผิดหรือเกิน
(ซึ่งการ Lookup ไม่เจอ ไม่ใช่แปลว่าเขียนสูตรผิด) 7
#GETTING_DATA 8
Anything else #N/A
วิธีตรวจสอบประเภทข้อมูล
โดยเราสามารถตรวจสอบว่าข้อมูลที่เราสนใจอยู่ในประเภทไหนได้ง่ายๆ
มี 3 วิธี คือ
ดูด้วยตา
ลองเลือกข้อมูลแล้ว Clear Format ทิ้ง
หากเป็น Number จะอยู่ชิดขวาของช่อง
หากเป็น Text ปกติจะอยู่ชิดซ้ายของช่อง
หากเป็น Logic จะเป็นคำว่า
TRUE FALSE อยู่กึ่งกลางช่อง
หากเป็น Error มักมีเครื่องหมาย
# หรือ ! และ อยู่กึ่งกลางช่อง
ใช้ Function =TYPE(ช่องที่ต้องการตรวจสอบ)
ผลลัพธ์ที่ออกมาจะเป็นรหัสตัวเลข
ซึ่งมีความหมายดังนี้
1 = Number (ตัวเลข)
2 = Text (ตัวอักษร)
4 = Logic (ตรรกกะ) :
16 = Error (ผิดพลาด)
64 = Array (อาเรย์) **** เป็นการใส่ข้อมูลหลายๆ
ค่าใน Cell เดียว ซึ่งขอไม่พูดถึึง ณ ตอนนี้ครับ
ใช้ฟังก์ชั่นกลุ่ม IS….
ซึ่งจะให้ผลลัพธ์เป็น TRUE/FALSE
ISNUMBER เช็คว่า ใช่ตัวเลขหรือไม่?
ISTEXT เช็คว่า ใช่ตัวเลขหรือไม่?
ISNONTEXT เช็คว่า ไม่ใช่ตัวหนังสือหรือไม่?
ISLOGICAL เช็คว่า ใช่ตรรกกะหรือไม่?
ISERROR เช็คว่า
error หรือไม่?
ISFORMULA เช็คว่า
ใช่สูตรหรือไม่?
ทำไมเราต้องเรียนรู้ประเภทของข้อมูลใน Excel?
หากเรารู้ว่าข้อมูลที่เรากำลังใส่เป็นข้อมูลแบบไหน
เราจะสามารถใช้สูตรได้พลิกแพลงมากขึ้น โดยเรารู้ว่าเราต้องใส่ Input ลงไปในสูตรในแต่ละ
Argument (แต่ละช่อง Input) ให้ถูกประเภท
ตามที่แต่ละสูตรต้องการ เช่น
สูตร =LEFT(ข้อความ,จำนวนตัวอักษรที่ต้องการ)
จะเห็นว่า จำนวนตัวอักษรที่ต้องการ จะต้องเป็นข้อมูลที่เป็น Number (ตัวเลข)
เท่านั้น แปลว่า หากเรามีสูตรที่ได้ผลลัพธ์เป็นตัวเลข เราก็สามารถผสมสูตรนั้นลงไปในช่อง
“จำนวนตัวอักษรที่ต้องการ” ได้เช่นกัน
เราจะเข้าใจการทำงานของ Excel มากขึ้น
เช่น เราจะเข้าใจว่า
ทำไมเวลาเอาวันที่มาลบกันแล้วจะได้ออกมาเป็นช่วงเวลาระยะห่างของสองวันได้ (เพราะ Excel
มองว่าวันที่คือตัวเลขตัวหนึ่งนั่นเอง)
เมื่อคุณอ่านบทความนี้จบแล้ว
ก็น่าจะมีพื้นฐานเกี่ยวกับประเภทข้อมูลใน Excel กันแล้วล่ะ
ในตอนต่อๆ ไปเราจะได้มาเรียนรู้วิธีการใช้สูตร (Formula) กัน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น